曾作為政工部工作人員，雖平時工作中會涉及到檔案管理方面相關(guān)內(nèi)容，但自己仍覺對檔案工作知之甚少，甚至曾經(jīng)還認(rèn)為“檔案只是專職檔案管理人員的事情”。在參加了公司每年組織的檔案管理知識的學(xué)習(xí)和宣傳后，我對檔案管理才有了深入的理解和認(rèn)識。
檔案管理真的重要嗎？
帶著疑問，我查閱并學(xué)習(xí)了有關(guān)資料?！皺n案的定義是直接形成的歷史紀(jì)錄，我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，今統(tǒng)一稱作“檔案”?！笨梢姍n案在我國已有幾千的歷史，是傳承文化、知識、政治、史實(shí)的重要載體和形式。
在我國“1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國檔案法》誕生后，對檔案的定義有了一個比較一致的認(rèn)識基礎(chǔ)。檔案的最新定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！睓n案具有形成者、查考價值、載體和形式的多樣性三個基本要素。檔案作為原始記錄具有其可靠性，歷史學(xué)家稱其為“沒有摻過水的史料”，因?yàn)樗窃谌藗兩鐣?shí)踐活動中直接形成的，所以能客觀記錄歷史情況，保留了最真切的痕跡，反映出最確鑿的真憑實(shí)據(jù)，比其他資料來源可靠。同時，檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證的作用，還具有廣泛的參考作用，“察往知來，視茲故帙”是對檔案工作的高度概括?？梢娮龊脵n案工作是件功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。它與人類文明的產(chǎn)生、發(fā)展相輔相成，并隨著社會文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，越來越深入的滲入到人們的生活活動的各個方面。
通過學(xué)習(xí)了解，我對檔案管理工作有了更為廣泛的認(rèn)識，同時也體會到檔案管理工作的重要的意義與價值。
檔案管理工作初緣和歷練
回憶初次接觸檔案工作時，因?yàn)閷λ牟涣私猓也]有覺得這項(xiàng)工作有多重要，甚至因?yàn)檎碣Y料耗時、歸檔程序繁復(fù)而對它充滿嫌惡之情。由于我廠是新廠新機(jī)制，政工部兼顧了黨務(wù)宣傳、工會、女工、團(tuán)青、紀(jì)檢、效能監(jiān)察、審計(jì)、企業(yè)文明建設(shè)等多項(xiàng)工作內(nèi)容，屬于多部門合署辦公，部門工作事務(wù)多而雜加之人員精編，繁忙時常會有分身無術(shù)的感覺。在身兼工會專職、內(nèi)宣專職、部門安全員等數(shù)個職務(wù)后，當(dāng)主任再讓我擔(dān)起部門檔案管理員這一職責(zé)時，當(dāng)時我心里是百般的不愿意。主任對我說，“小張，檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致而需要耐心的工作，而你作為部門唯一的女員工，還有誰比你更合適呢？你是覺得自己挑不起這個擔(dān)子么？”面對領(lǐng)導(dǎo)這番半褒半貶的說辭和挑釁的眼神，我竟不自覺的答應(yīng)下來。
誰曾想到，接下來的工作量之大著實(shí)讓我后悔和頭痛。當(dāng)上面各級單位的文件像雪片一樣向我的郵箱飛過來時，我經(jīng)常是見縫插針、忙里偷閑似的的收文、發(fā)文、登記、編號、走領(lǐng)導(dǎo)會簽程序、收集上報材料、歸檔，僅一年經(jīng)我的手收到的政工口文件就有260多份。年底我抱著那厚厚的幾堆文件去公司檔案室移交文件時，滿滿的成就感油然而生，但當(dāng)檔案管理員小沈?qū)?0%的文件審核完退回給我時，我傻眼了！小沈拿著問題清單向我娓娓道來：“這份文件缺了匯報材料、這份文件是特急的登記時要注明、這份文件裝訂順序不對、這份上報材料不齊全……?！蓖呛窈竦囊豁潮淮蚧匾幚淼奈募矣逕o淚、心情沮喪至極。但與此同時，也十分欽佩小沈的細(xì)心與負(fù)責(zé)，要知道，她那里歸檔了全公司諸多的文件影像資料，工作量可是我的好幾倍啊！而且從她指出的問題，我發(fā)現(xiàn)每一份文件她都有細(xì)細(xì)的翻看查閱。懷著的復(fù)雜的心情，我開始奔走于部門各辦公室，找黨建專職、紀(jì)檢專職、團(tuán)青專職討要未附全的各種材料，盡管惹來了同事們的不理解和陣陣抱怨，但我仍加班到凌晨兩點(diǎn)多鐘才將事情處理完畢。
檔案管理工作收獲和樂趣
擔(dān)任部門檔案管理員的第二年，我開始吸取以往的教訓(xùn)，在小沈的建議和幫助下下，我們制作了《文書檔案移交清單》EXCEL表格，相當(dāng)于電子目錄，包含了收文日期、來文單位、文號、密急、內(nèi)容摘要、電子和紙質(zhì)版份數(shù)、辦理人名字、匯報材料完成日期、完成情況等項(xiàng)目。來文后和歸檔時逐項(xiàng)進(jìn)行登記，文件及匯報材料的歸檔完成情況一目了然，并且建立文件夾將電子文件資料分類打包，比起以往慣用的紙張版登記本，這樣查閱起來又方便又有效率。由于登記了辦理人名字、有無匯報材料、完成日期等信息，在文件歸檔時，我能及時掌握文件完成情況，督促辦理人附上電子版和紙張版匯報材料，并不厭其煩的跟他們講相關(guān)要求，比如蓋章要求、材料格式等。久而久之，部門其他同事也對文件歸檔的相關(guān)要求有了一定了解，由不規(guī)范到規(guī)范、由催促交材料到自覺附上材料，個中的辛酸與成就只有從事過這項(xiàng)工作的人才能體會的到。對于新聞圖片和影音資料的整理和歸檔，我也借鑒于此經(jīng)驗(yàn)，感覺工作效率提高了很多，而且到年底再次向檔案室移交部門資料時，一次便通過了審核要求，此項(xiàng)工作也得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定。
為了把這項(xiàng)工作做好，我不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，思索如何將工作做得更好，比如我發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)版文件走的流程慢影響落實(shí)效率時，我便將黨建、工會不同口徑的電子版文件先發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員及時處理；發(fā)現(xiàn)因工作忙延誤看郵箱收文的問題后，我下載了foxmail軟件，即時提醒查收文件。能力的提高贏得了同事們的信任，“小張，幫我查下示范班組相關(guān)文件”、“小張，能幫我查下某某領(lǐng)導(dǎo)上月來公司視察的圖片么?”……“好嘞！”每當(dāng)同事呼聲響起時，我總是很愉快答應(yīng)，因?yàn)槲抑恍璺址昼娋涂梢詭退麄冋页隽诵枰奈募?，同時也換來了他們贊賞的眼神和助人的快樂。
檔案工作的領(lǐng)會和感悟
在經(jīng)歷了數(shù)年的工作歷練后，我越發(fā)深刻的領(lǐng)會到檔案工作的重要性，這是由態(tài)度的轉(zhuǎn)變到工作習(xí)慣的改變，是由被動的適應(yīng)到主動作為的改變。當(dāng)財(cái)務(wù)審計(jì)時，查看新舊制度交替時段的某些執(zhí)行條款是否合規(guī)，這時新制度發(fā)文時間就是審計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)，所以制度修訂后及時走正規(guī)發(fā)文程序并公示和歸檔尤為重要，當(dāng)你提供不出證明文件而百口莫辯時，才能體會到深深的無奈！當(dāng)設(shè)備損壞后，想請廠家維修、想找保險公司索賠時，卻因找不到相關(guān)合同而給公司造成巨額損失時，那是多么的令人懊惱??！當(dāng)設(shè)備異動改造后，圖紙和文字資料如果未及時歸檔，隨著時間推移和人員調(diào)動情況的發(fā)生，就會導(dǎo)致設(shè)備的最新概況無從查詢，影響整個維修項(xiàng)目的進(jìn)度。當(dāng)企業(yè)想提干選優(yōu)時，黨員和員工的信息資料是重要的參考依據(jù)，學(xué)習(xí)軌跡、工作經(jīng)歷、榮譽(yù)獎懲等一一在檔案里得到體現(xiàn)，如果人資部、黨支部的平時的檔案管理不到位，導(dǎo)致相關(guān)材料遺失或資料不全，將直接影響到人才的提拔資格，甚至影響到企業(yè)人才隊(duì)伍的穩(wěn)定。我逐漸認(rèn)識到檔案管理是一個系統(tǒng)的、規(guī)范的、日積月累的細(xì)致工作，也只有靠平時把檔案工作做到位了，才能做到遇事時臨危不亂。同時也深刻認(rèn)識到：這是一項(xiàng)需要公司各部門共同重視和協(xié)作才能完成好的工作。如今，很多同事也會和當(dāng)初的我一樣，會因?yàn)閷n案工作的不了解、程序的繁復(fù)而厭惡，甚至把氣撒到檔案管理員的身上，但可喜的是檔案管理員們深知這項(xiàng)工作的意義和重要，默默堅(jiān)守著這份職責(zé)，檔案管理工作歷次得到上級單位的贊揚(yáng)。
在我擔(dān)任了近十年的部門檔案管理聯(lián)絡(luò)員工作后，隨著經(jīng)驗(yàn)和方法的不斷積累，我對文件、影像資料等檔案管理工作有了駕輕就熟的感覺，工作成效也有了質(zhì)的飛躍，俗話說“堅(jiān)持把一件小事做到極致就會成為專家?！睓n案管理看起來是一項(xiàng)簡單、平凡的工作，但同時也是一項(xiàng)極需耐心和富有挑戰(zhàn)的工作。通過從事這項(xiàng)工作，我學(xué)習(xí)到很多經(jīng)驗(yàn)、收獲了很多知識，同時也意識到要把平凡的工作保質(zhì)保量做好，是需要開動腦筋和努力實(shí)踐的，方法總會比問題多！隨著工作效率和工作水平的不斷提升，現(xiàn)在，我越來越喜愛這項(xiàng)“額外”的工作，也享受著這繁復(fù)而又有意義的工作過程給我?guī)淼目鞓贰?/p>
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