“我們現(xiàn)在很多工作都在一張紙上呈現(xiàn)，不但節(jié)約了人力，而且提高了工作效率?！睆V東電網(wǎng)佛山供電局企管部主任張祖榮所說(shuō)的一張紙，可不只是簡(jiǎn)單的一張紙，為了順應(yīng)網(wǎng)省公司機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)改革大勢(shì)，落實(shí)網(wǎng)省公司精益管理部署，佛山供電局借鑒豐田公司“一頁(yè)紙工作法”先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，將工作方案內(nèi)容濃縮提煉到一張紙上，提高信息傳遞效率，推動(dòng)全局組織運(yùn)轉(zhuǎn)效率提升。
“將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化”
近日，廣東電網(wǎng)佛山高明供電局安全監(jiān)管部專責(zé)陳發(fā)培完成了一份會(huì)計(jì)中高級(jí)資格無(wú)紙化考試保供電方案，跟以往不同的是，這份方案不再是厚厚一疊紙，而僅是一頁(yè)A3紙就囊括了核心內(nèi)容?！耙郧熬幰环莘桨付嫉盟奈屙?yè)紙以上，現(xiàn)在一頁(yè)紙搞定，簡(jiǎn)潔清晰，供電所班組可以更快速、更明白地抓住任務(wù)重點(diǎn)?！标惏l(fā)培說(shuō)。
方案是用以交流和傳遞信息的工具,必須達(dá)到溝通有效。然而，一直以來(lái)，方案都以“臃腫”的方式呈現(xiàn)，“于撰寫人而言需耗費(fèi)大量編寫時(shí)間；于閱讀者而言，除了閱讀用時(shí)長(zhǎng)，還需要對(duì)方案進(jìn)行‘庖丁解?！肥琴M(fèi)勁?！狈鹕焦╇娋制蠊懿科蠊懿邉澐植恐鞴茑嵢鹩^表示，久而久之，員工容易對(duì)報(bào)告產(chǎn)生抵觸心理，部分人員甚至可能不看報(bào)告，從而影響工作。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，2017年佛山供電局發(fā)文的方案就有150份，篇幅普遍都在4頁(yè)及以上。佛山供電局辦公室副主任馬磊介紹，近年來(lái)，佛山供電局各單位利用“方案”這個(gè)載體有序推進(jìn)各項(xiàng)工作發(fā)揮了積極作用，但在這個(gè)過程中我們也發(fā)現(xiàn)一些問題，如長(zhǎng)篇大論，內(nèi)容邏輯性和指導(dǎo)性不強(qiáng)，方案的語(yǔ)言基本是文字這樣的一維線性表述，閱讀性偏弱，影響管理效率等，“如今我們推行‘一頁(yè)紙工作法’是想將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化。”
今年6月以來(lái)，佛山供電局依據(jù)PDCA的思維方式，按照“一頁(yè)紙工作法”要求，首先選擇在工作方案編制領(lǐng)域發(fā)力，編制了《“一頁(yè)紙方案”實(shí)施方案》，在內(nèi)部全面推行“一頁(yè)紙方案”，即利用圖形、表格、文字、數(shù)據(jù)等方式，將方案的背景、分析、糾正和執(zhí)行計(jì)劃都放在一張A3紙上，實(shí)現(xiàn)方案標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容精簡(jiǎn)化、表達(dá)可視化，讓撰寫人和閱讀者都能節(jié)約更多的時(shí)間。
單兵作戰(zhàn)能力更強(qiáng)
方案“大瘦身”了，內(nèi)涵會(huì)不會(huì)也減少了？鄭瑞觀表示，雖然方案篇幅大大壓縮，但這樣的簡(jiǎn)化并不意味著所表達(dá)的內(nèi)容也一并減少。如何在有限的篇幅內(nèi)將精華一一呈現(xiàn)，將更考驗(yàn)方案撰寫人的綜合能力。
今年7月份，佛山供電局工會(huì)職工創(chuàng)新分部主管麥杰濤承接了工會(huì)《2018年廣東電網(wǎng)公司7S管理勞動(dòng)競(jìng)賽佛山供電局參賽方案》，“從認(rèn)識(shí)問題，到解決問題，要在一張紙上體現(xiàn)整個(gè)參賽方案的要點(diǎn)，清晰明白、邏輯清楚、通俗易懂地傳遞信息，真不是一件容易的事兒！”他感嘆道，“幸虧‘一頁(yè)紙方案’思路明確，我用了幾個(gè)小時(shí)才把這個(gè)方案編出來(lái)。”麥杰濤是首次編制“一頁(yè)紙方案”，還處于學(xué)習(xí)階段，相比于以前動(dòng)輒幾天甚至更長(zhǎng)的編制時(shí)間，效率得以大大提高。
編制“一頁(yè)紙方案”，對(duì)于提升方案編制者對(duì)事物整理的思考能力、應(yīng)用能力以及提高工作效率的意識(shí)也有很大幫助，“我會(huì)站在看方案的人的角度思考安排方案內(nèi)容，有意識(shí)地把工作任務(wù)和目標(biāo)變得簡(jiǎn)明扼要、一目了然?！丙溄軡f(shuō)。
“通過撰寫‘一頁(yè)紙方案’，我們員工的工作能力得到了鍛煉，如今一個(gè)人在很短時(shí)間內(nèi)就能完成一份方案，這在以前是不敢想象的?！睆堊鏄s說(shuō)。
組織運(yùn)轉(zhuǎn)更高效
鄭瑞觀給記者展示了由該局人資部編制的《佛山供電局內(nèi)訓(xùn)師課程分級(jí)管理工作方案》。只見該方案用橫版A3紙進(jìn)行呈現(xiàn)，羅列了實(shí)施背景、總體思路、總體目標(biāo)、工作內(nèi)容以及工作部署和要求幾大模塊。其中，工作部署應(yīng)用了時(shí)間節(jié)點(diǎn)加工作舉措的路徑圖模式，清晰展示了該項(xiàng)工作的分階段實(shí)施目標(biāo)。
“我們要求一頁(yè)紙方案需設(shè)置明確的主題和框架，邏輯清晰，讓讀者既能快速縱觀整體，又能快速把握每一框架的重點(diǎn)，閱讀時(shí)針對(duì)性更強(qiáng)，更加張弛有度?！狈鹕焦╇娋洲k公室副主任馬磊表示，一頁(yè)紙方案重點(diǎn)突出，可以促進(jìn)各級(jí)之間的有效溝通，基本不用再像以前那樣專門召開會(huì)議進(jìn)行方案內(nèi)容宣貫了。
“相比以前的方案，一頁(yè)紙方案更加簡(jiǎn)化便捷，作為基層人員來(lái)說(shuō)可以迅速了解上級(jí)的工作任務(wù)和目標(biāo)，更容易分解任務(wù)。”作為佛山順德供電局黨建部專責(zé)的劉酩詩(shī)也為一頁(yè)紙方案“點(diǎn)贊”。作為基層供電局職能部門的一員，她不僅經(jīng)常要撰寫工作方案，她還需要承辦上級(jí)單位的方案，自從局里推廣“一頁(yè)紙方案”后，她得以從繁瑣的撰寫和閱讀中解放出來(lái)了。
目前，“一頁(yè)紙方案”已在該局內(nèi)部廣泛推行，各部門所發(fā)文的或呈批的方案都采取一頁(yè)紙的模式進(jìn)行。
據(jù)了解，該局將繼續(xù)加強(qiáng)“一頁(yè)紙方案”的宣貫和培訓(xùn)，同時(shí)建立起一頁(yè)紙方案文件管理的通報(bào)機(jī)制以及典型案例庫(kù)，持續(xù)推動(dòng)“一頁(yè)紙工作法”向會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作報(bào)告等領(lǐng)域延伸。（記者：竇小兵 通訊員：劉安琪 謝頌情 邱璐璐）
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